Cách quản lý thời gian hiệu quả

KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Robin Sharma nói:

"Thời gian vuột khỏi tay như những hạt cát và không bao giờ trở lại. Những người sử dụng thời gian khôn ngoan sẽ có cuộc sống mỹ mãn giàu có và tốt đẹp"

Cần hiểu rõ vấn đề sau: Thật ra bạn không thể quản lý được thời gian. Chẳng lẽ bạn có quyền năng để bắt thời gian chạy chậm lại, nhanh hơn hay ngừng lại được hay sao? Thật vô lý. Điều bạn có thể làm là quản lý bản thân, có kế hoạch cho cuộc đời và kiên trì thực hiện.

HỌC THUYẾT CHIẾC BÌNH

-Một giáo sư đang trong giờ giảng về cách quản lý thời gian. Ông đặt vài thứ trước mặt. Đầu tiên, ông lấy một cái bình to và bắt đầu cho vào đó những viên sỏi to. Sau đó, ông hỏi các sinh viên: “Theo các bạn, bình đã đầy chưa?”. “Rồi ạ!”, các sinh viên trả lời.
Giáo sư lại lấy ra một hộp đựng đầy bi và đổ vào bình. Rồi lắc lên cho bi rơi lấp vào khoảng trống giữa những viên sỏi. Ông lại hỏi lần nữa và các sinh viên, lần này có vẻ ngập ngừng hơn, trả lời: “Có lẽ là rồi ạ.”
Lần này, vị giáo sư lấy ra một xô cát, và cũng đổ vào bình. Tất nhiên, cát lấp đầy các khe hở. Ông hỏi lại và các sinh viên lần này đồng thanh: “Rồi ạ!”
“Hãy xem này, “ giáo sư nói và lấy ra một xô nước đổ vào bình. Nước tràn vào giữa những hạt cát.

Nếu bạn dành tất cả thời gian và năng lượng vào những thứ nhỏ, bạn sẽ không bao giờ có chỗ cho những điều quan trọng. Hãy chú ý đến những điều đó vì chúng là hạnh phúc của bạn.

-Chính vì thế điểm khởi đầu của việc quản lý thời gian là bạn phải xác định cách mục tiêu của mình, sau đó sấp xếp chúng theo các mức đô ưu tiên và đóng góp. Bạn cần nắm rõ tuyệt đối  ở bất cứ thời điểm nào, chính xác điều gì là quan trọng nhất đối với bạn tại thời điểm đó.

-Tại một thời điểm nào đó, nó có thể là mục tieu về kinh doanh, về tài chính về sự nghiệp. Về sau, nó có thể là mục tieu liên quan đến gia đình, quan hệ xã hội, sức khoẻ... Tinh thần của bạn phải là thiện xạ bắn tỉa chứ không phải người bắn M61 Vulcan làm nhiều việc cùng lúc.


    1.  BẮT ĐẦU BẰNG MỘT DANH SÁCH

-Công cụ quản lý thời gian cơ bản là một danh sách, được sấp xếp theo mức độ ưu tiên.. Bạn nên lập kế hoạch cho cuộc đời mình với một danh sách những mục tiêu và dự án dài hạn, trung hạn và ngắn hạn

-Khi lập danh sách tất cả những công việc phải làm tâm trí bạn sẽ hoạt động dựa trên danh sách đó, bạn sẽ có nhiều ý tưởng để hoàn thành những mục tiêu trong danh sách của mình thông qua Luật Hấp Dẫn. (Brian Tracy)

     2.  CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN

Đôi khi chúng ta dành quá nhiều thời gian cho những việc không quan trọng, không quá gấp. Đó có thể là công việc ta ưa thích nhưng chẳng liên quan gì đến mục đích cuối cùng của ta cả. Vì vậy, điều ta cần làm là xác định mục tiêu của mình một cách rõ rang cũng như hiểu rõ việc nào là quan trọng.

               a.   PHƯƠNG PHÁP ABCDE

Khi đã có trong tay danh sách những việc cần làm thì hãy xác định mức độ ưu tiên của những việc này dựa trên :

-Nhiệm vụ loại A là công việc hết sức nghiêm trọng. Nó chứa đựng những hậu quả nghiêm trọng đến việc hoàn tất hay dở dang của công việc. Dù bạn thực hiện hay không thực hiện nó cũng ảnh hưởng đến kết quả và thành công của bạn

-Nhiệm vụ loại B là những việc bạn nên làm. Hậu quả của việc hoàn tất hay không sẽ nhẹ nhàng hơn. Ví dụ: gọi điện thoại cho bạn bè, ăn trưa với đồng nghiệp... Thực hiện hay không nhiệm vụ này có thể gây ra một chút trở ngại nhưng hậu quả đối với cuộc sống của bạn rất nhỏ.

-Nhiệm vụ loại C là những việc bạn cam thấy thoải mái khi thực hiện và nó thường không có tác động gì đến cuộc sống của bạn. Ví dụ: Uống cafe, đi mua sấm, nói chuyện phím...

=> Nhiệm vụ cần nhớ là đừng bao giờ thực hiện Nhiệm vụ loại B khi nhiệm vụ loại A chưa hoàn thành và tương tự là Đừng bao giờ làm nhiệm vụ loại C khi nhiệm vụ loại B khi chưa hoàn thành.

-Nhiệm vụ loại D là nhiệm vụ mà bạn có thể uỷ quyền cho người khác và nguyên tắc là bạn nên uỷ quyền mọi việc không quan trọng này để dành thời gian cho nhiệm vụ loại A.

-Nhiệm vụ loại E là nhiệm vụ bạn có thể loại bỏ hoàn toàn mà không gây ảnh hưởng gì đến cuộc sống của bạn. đó chính là nguyên nhân gây mất thời gian ở bạn (kẻ trộm thời gian).Ví dụ: Tivi sao lãng, chần chừ, giải quyết những mối quan tâm của người khác, làm việc không có thông tin rõ ràng... Vì vậy chúng ta cần học cách nói không với những hoạt động đó.

          b.   PHƯƠNG PHÁP 80/20

-Một trong những phương pháp xác định mức độ ưu tiên công việc là quy tắc 80/20. Quy tắc này có nội dung là 20% hoạt động của bạn sẽ mang lại 80% giá trị của tất cả các hoạt động gộp lại

-Sau khi nhận diện được 20% nhiệm vụ quan trọng hàng đẩu thì hãy chú tâm giải quyết những việc quan trọng đó và sử dụng chiến thuật trì hoãn những việc không quan trọng như phương pháp ABCDE đã nêu.

KẾT LUẬN

-Bạn có thể trở nên xuất sắc trong lĩnh vực quản lý thời gian nếu thực hành hằng ngày. Hãy viết ra những việc cần làm ngay trước khi bắt đầu thực hiện chúng. Hãy sắp xêp danh sách này theo mức độ ưu tiên, sử dụng quy tắc 80/20 hay ABCDE. Hãy chọn công việc quan trọng nhất và tập trung hoàn thành nó. Hãy tự kiểm soát bản thân và tập trung toàn bộ trí não vào hoạt động quan trọng này cho đến khi hoàn thành nó 100%
-Mỗi lần bạn hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng, bạn sẽ cảm thấy hân hoan, nhiệt quyết và sự tự trọng được nâng cao. Bạn sẽ như được tiếp thêm sinh lực và mạnh mẽ. Bạn sẽ cảm thấy hạnh phúc và kiểm soát cuộc sống của mình tốt hơn. Từ đó nó giúp bạn có nhiều động lực để hoàn thành công việc tiếp theo.
-Bất cứ lúc nào bạn muốn trì hoãn công việc quan trọng hãy tự nói vơi1 mình rằng : "Làm việc đó ngay! Làm ngay! Làm ngay". Hãy hình thành cảm xúc gấp gáp, thúc đẩy chính mình. Những thủ thuật quản lý thời gian như vậy là chìa khoá đạt được hiệu quả cao nhất trong mọi lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống.